记录管理-政策和程序

记录存储程序

以下是对如何将文件装箱以协助存储、检索和确定记录所需保留时间的回顾。使用这些指南将帮助我们更好地为您服务。如果有必要，根据这些指导方针，部分填充的盒子是可以接受的。

发送哪些记录

所有有官方保留时间表的大学记录都可以存储在记录管理中。这包括所有部门中常见的大多数记录，以及特定于单个部门的许多记录。

什么记录不送

活动记录（每月以上）

Non-records材料:

* Extra reference copies of records
* Stocks of publications, pamphlets, blank forms, etc
* Private materials

寄箱子前请先打电话给塔瓦雷斯山，电话是7-0311。

将记录装入盒中

记录必须妥善装箱。一份完整的，描述每个箱子内容的清单也必须随转到记录管理科。否则，记录管理在查找文件时会遇到很大的困难。未正确装箱和列出的记录将不被接受转送。记录应以系统的方式（按字母顺序、时间顺序或数字顺序）装箱，将相同类型或系列的记录分组在一起。将记录，包括文件夹（但请注明“不要挂文件夹”）从文件柜转移到盒子里。当将记录放入盒子时，重要的是不要把盒子填得太满。一个盒子，太满了，更有可能爆裂，不能适当地放在架子上。此外，盒盖也不适合塞满的盒子。每个方框留半英寸的空间，以便参考。不要用胶带把盒子封上。

使用标准的15 x 12 x 10英寸的唱片存储盒。不要使用长“储存盒”或复印纸盒。我们将提供适当尺寸的空盒子，仅用于存放文件，以便转移到记录管理中心。
不要在同一个盒子里混装不同类型的唱片系列。在一个盒子里只放一种类型的记录。
Use a " 记录盘点工作表" for each type of record. 在同一工作表上按年只列出一种类型的记录。工作表上可以列出一个以上的会计年度。如果所有的框中没有相同的日期，请分别列出每个日期。说明记录是否按财政年度、学年或日历年分组。你必须列出记录的开始日期。
有关正确的记录系列标题，请参阅所附的“一般记录表”。
分别键入每个框的内容列表。包装盒标签可用于此目的。然后使用这些列表来完成库存工作表。如果没有详细的描述，一般的词语如“应收账款”是不可接受的。
Fill out the department’s side of 箱标签 completely and sign. 把标签复印一份。将一份副本与库存工作表一起发送给记录管理部门，并将另一份盒子标签的副本贴在盒子的小端，靠近把手。请把标签贴在箱子内物品朝向的那一边。安全的坚定。
同一份报告的副本应单独装箱并正确标记。
如果记录不被视为系/大学的主记录，请提供主记录的位置。不要用“各种各样的”这个词。指出确切的位置。

性格

当储存在档案管理处的纪录已进入处理阶段时，便会向部门寄出“纪录处理证明书”。 “记录处理证书”将在右上角指明将要发生的处理类型。

当您收到“记录处理证书”时，请检查证书上的每个条目，以确保所列出的记录实际上与证书上指示的操作有关。如果一切正确，请签署“记录处理证书”，并将其交回10号楼财务总监办公室149室的记录管理部。

从记录管理中心检索盒子或文件夹

Request, for the return of records from the 记录管理 may be submitted as follows: Mail: A completed "索取纪录表格" to 记录管理. 为您请求的每个文件或盒子填写一份表格。如果请求文件或文档，请确保在“描述”框中包含识别信息。传真：您可以将“记录申请表”传真至7-2884，包括您的姓名，部门名称，建筑物名称，房间号码，分机号码以及记录描述。人员：如果亲自领取记录，请拨打分机：7-4432。也欢迎上门参观。当您用完记录后，请及时归还。如果他们将永久保存在部门，请转发书面通知。

If you have any questions concerning 记录管理, contact the 控制器的办公室, Tavares Hill, thill@fau.edu, (561) 297-0311).